IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS DE TI

INTEGRANTES:

         EMILY SANCHEZ MARQUEZ
              KARLA ZUÑIGA SEMINARIO



Para observar el trabajo dar click en los siguienes links :

Resumen Ejecutivo:
http://dl.dropbox.com/u/16185352/caratulas%20sig%201.pdf


Trabajo Final:
http://dl.dropbox.com/u/16185352/SIG%20trabajo%20final%202.pdf

TABLENORTE S.A.C

 "Informe de Proyecto de Sistema  de Información"

RESUMEN EJECUTIVO
I. DATOS DE LA EMPRESA	1
1. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL	1
2. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA	1
3. UBICACIÓN Y SUCURSALES	1
4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA	1
II. OPCIONES DE SOFTWARE ERP	11
III. ELECCION DEL SOFTWARE ERP PARA LA EMPRESA	23
IV. OPCIÓN DE INTRANET - TEAMWOX	36
V. PORTAL WEB	44
VI. ALTERNATIVAS DE EQUIPOS Y PRESUPUESTO	53
VII. CONCLUSIONES	55
VIII. BIBLIOGRAFIA	56
IX. LINKOGRAFIA	56
ANEXOS	57

RESUMEN EJECUTIVO

Debido a los constantes cambios del entorno y a las diferentes inversiones en las diferentes ciudades del país. Hemos desarrollado el presente trabajo con la finalidad de desarrollar un planteamiento estratégico que ayude a la empresa TABLENORTE SAC a solucionar sus problemas y a buscar una mejor salida para estar más competitivo, cumpliendo sus objetivos estratégicos.

Para esto nos hemos basado en desarrollo de pruebas piloto de un erp, intranet y página web (www.tablenortesac.jimdo.com) la cual puede ser observada por los cibernautas, así mismo, dichos informes se encuentran en el siguiente blog: http://tablenortesac.blogspot.com/

En la primera parte plantearemos información de la empresa TABLENORTE SAC y reconoceremos los problemas a los cuales les brindaremos alternativas de solución.

En la segunda parte se desarrollará las opciones de software que se han tenido en cuenta y el elegido, con las determinadas características y requerimientos. Así como su funcionamiento ilustrado con imágenes, los presupuestos y como ayudaría esto a la solución de los principales problemas de la empresa.

I.      DATOS DE LA EMPRESA

TABLENORTE SAC es una empresa dedicada a la importación para la venta de tableros de melamina que sirven como materia prima para elaborar muebles para el hogar y oficina; con un reconocido servicio de venta para lo cual cuenta con sofisticada maquinaria para la optimización y. preparación de material.

1.     NOMBRE O RAZÓN SOCIAL

El nombre de la empresa a analizar es TABLENORTE S.A.C, ubicada en la ciudad de Chiclayo, Calle el Ayllu Nº 149 - La Victoria.

2.     CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA

3.    UBICACIÓN Y SUCURSALES

TABLENORTE SAC cuenta con una Oficina principal y 3 sucursales en la ciudad de Chiclayo.

§  Calle el Ayllu Nº 149 - La Victoria (Oficina Principal)

§  Av. Gran Chimu Nº400 - La Victoria

§  Av. Bolivar Nº 774 - El Porvenir

§  Calle Tahuantinsuyo Nº 1196 - Urb. San Lorenzo

4.    DESCRIPCION DE LA EMPRESA

a.    Misión:

Brindar productos de buena calidad a nuestros clientes logrando un desarrollo equitativo en cuanto a la fabricación de sus productos, así como también poner énfasis en nuestro personal para que toda la organización crezca sostenidamente.

b.    Visión

Ser una empresa competitiva y líder en venta y distribución de melanina, ampliando nuestra posición en el mercado tanto distrital, provincial, departamental, y nacional.

c.    Historia

 La empresa se dedicó en sus primeros tiempos a la venta y distribución de tableros aglomerados y venta de accesorios para la fabricación de muebles. Inicio sus actividades el 4 de Julio del 2001.

Actualmente la empresa ha aumentado sus servicios, pues ahora, también, fabrica muebles y tiene a la venta diversos accesorios.

Para realizar todos estos trabajos la empresa cuenta con 34 trabajadores.

En la actualidad, la empresa ya no cuenta sólo con proveedores nacionales, sino también realiza algunas importaciones provenientes de Ecuador, donde tiene como proveedor a Novopan (Distribuidor perteneciente al grupo Pelikano).

d.    Objetivos

·         Cumplir con el presupuesto de Ventas de 3 millones de soles aprox. al 31 de diciembre mediante el seguimiento de todas las ventas.

·         Obtener información respecto a los planes de inanciamiento y operación de la competencia con análisis competitivos. Conseguir cotizaciones de la competencia mediante clientes comunes.

·         Consolidar su posición de liderazgo, atendiendo a todos los sectores económicos de la zona norte, así como a diferentes clientes: grandes, pequeños y medianos.

·         Disminuir o minimizar la participación de la competencia, obteniendo información respecto a precios, financiamiento, planes y acciones que realiza. Invitaciones a clientes a visitar nuestras instalaciones.

·         Poner en práctica estrategias de Marketing diferenciadas y enfocadas en nuestros clientes, ofreciendo reparaciones, servicios y soluciones a precios competitivos.

·         Implementar un software que ayude a la optimización de los procesos de la empresa y que permita mantener un control de los stocks.

·         Reuniones mensuales con el jefe de operaciones y administrador. Para obtener propuestas de mejoras.

·         Incluir en nuestras cotizaciones propuestas de VALOR, que transmitan al cliente, la confianza en su adquisición y en nosotros.

·         Mantener un adecuado clima laboral con personal altamente motivado y capacitado.

·         Capacitación, reuniones formales e informales de coordinación y camaradería para mejorar las relaciones humanas entre todos los colaboradores.

·         Incentivar el desarrollo y motivación del Personal.

e.    Actividades

TABLENORTE se dedica tanto a la venta de la materia prima esencial para fabricación de muebles, como también vende productos ya terminados listos para ser instalados.

f.     Productos y/o servicios que ofrece

TABLENORTE S.A.C. comercializa un total de 1051 productos dentro de los cuales podemos distinguir 3 categorías: lo que son tableros de melamina, jaladores ya sean estos de plástico o de metal y accesorios en general para la fabricación de muebles.

Materia Prima

Productos terminados

g.    Entorno Empresarial

Características del sector

Las expectativas optimistas de los empresarios locales permiten prever un importante dinamismo en la actividad económica, por lo que para este año se estimó un crecimiento estimado inicial del sector construcción a 14,4%, l cual trae consigo la evolución del crédito, el incremento de las ventas de cemento, la importación de materiales de construcción, el incremento de los acabados y decoración dentro de loa cuales tenemos la madera y melanina.

Por otro lado, el sector mobiliario es uno de los sectores con mayor proyección, En los últimos años se ha convertido en uno de los mercados que más ha evolucionado, debido al mayor interés del ciudadano por cuidar al detalle el mobiliario de su hogar.

La demanda de los productos de este sector ha aumentado, lo cual ha producido un cambio en sus esquemas tradicionales. El incremento asimismo de la compra de productos fabricados con melamina en los últimos años y el cambio en la mentalidad del comprador, que busca una decoración más acorde con los tiempos modernos que corren, ha permitido que el sector mobiliario alcance una de las posiciones más privilegiadas respecto al resto de sectores. Este cambio se debe a que ha aumentado el interés por la decoración que hasta hace unos años no existía.

Esto ha generado un clima competitivo elevado, motivado por el número de empresas, la comercialización de un producto con baja diferenciación y la escasez de cadenas con presencia en distintos puntos de la geografía española.

En la actualidad este sector se está resistiendo por motivos estructurales a dar el cambio que impone los nuevos tiempos. Existe una gran demanda por parte del consumidor final de todo lo relacionado con el hogar. Además, la empresa que quiera tener su espacio en el mercado debe escuchar a su cliente. Las tiendas son clave en este proceso, pues poseen el contacto directo con el consumidor de muebles.

La evolución en los últimos tres años permite asegurar que el sector mobiliario goza de una salud envidiable, aunque haya tenido que variar en parte su rumbo para actualizarse.

El año pasado se contabilizaron un total 935 establecimientos de decoración, muebles, aparadores, etc.

Lo que caracteriza a este sector es la necesidad de implantar sus negocios en amplios locales. Se calcula que el tamaño medio de un establecimiento para este tipo de negocios alcanza los 500 m2. En general, el tamaño debe tener unas grandes dimensiones por el tipo de producto que está a la venta y la necesidad de exponerlo de la forma más adecuada y atractiva para el consumidor. Así los establecimientos varían en tamaño de los 75 m2 a los más de 3.000 m2.

La especialización es el camino para entrar en un determinado sector del público. El consumidor final es cada día más exigente, por lo que este consumidor demanda una mayor fidelización en su demanda. Lo primordial es seguir con el desarrollo por especialidades, para encontrar nuevas maneras o nuevos productos que cubran demandas que aún no han prosperado.

Además, es interesante contar con un estudio profuso de cuál es el valor añadido que aporta al sistema de distribución de muebles. Conseguir una gama de producto competitiva con precio y calidad asequibles, ofreciendo un sistema de gestión y venta moderno.

En definitiva, una especialización marcada y una oferta diferenciada son dos claves interesantes para seguir evolucionando en un sector en el que año a año se incorporan nuevas tiendas.

Principales competidores:

Su principal competidor es CONSORCIO INMOBILIARIO MOVIZA S.R.L., SODIMAC PERÚ S.A. – CHICLAYO, la cual es una empresa grande con diversas sucursales en diferentes ciudades del Perú.

h.    Principales proveedores y tiempo de entrega

La empresa TABLENORTE S.A.C. cuenta actualmente con más de 27 proveedores dentro de los más importantes se encuentran: ANYPSA, INTERFOREST, MASISA, MOBLANDINO, NOVOPAN, SERRATURE, TABLEROS PERUANOS y TAVI EXPORT; encontrándose en el intervalo de 5 a 30 días el plazo de entrega de los productos.

i.      Recursos y Capacidades

Tangibles:

La empresa cuenta con una infraestructura completa en cada uno de sus locales. La parte administrativa cuenta con sus muebles, escritorios, computadora, sillas. Los vendedores registran sus ventas en una computadora a través del programa Excel.

Además en el local se puede observas estantes y exhibidores donde se encuentran los productos, así también hay espacios determinados donde los clientes se acercan hacer sus pedidos, los cuales se encuentran implementados con mesas y sillas.

El almacén se encuentra divido por zona de materia prima y zona de productos terminados. Cada una de las zonas cuenta con estantes donde se coloca la mercadería, esto genera un mejor orden.

Intangibles:

Dentro de este tipo de recursos se encuentran las marcas reconocidas que brinda la empresa como lo son Masisa, Durafix, Tekno.

Además, la empresa cuenta con personal con calificado, quienes se encuentran debidamente preparados para buen servicio y atención al cliente y a la vez profundizar en la cultura de la empresa.

La puntualidad, disciplina, orden, trabajo en equipo, buen servicio (cordialidad, amabilidad, buen trato), son recursos que se encuentran dentro de este tipo de recursos.

j.      Sistema de trabajo

Esta empresa realiza sus operaciones de una manera tradicional. El cliente llega al local y decide hacer un pedido, el cual será registrado de manera manual por el vendedor. El pedido es llevado a almacén para proceder al despacho del mismo. El cliente debe acercarse a caja con una orden dada por el vendedor para cancelar su pedido.

Por otro lado, el almacenero registra de igual forma la entrada y salida de productos en un cuaderno. Cuando hay falta de algún producto, el almacenero debe generar un pedido el cual pasa a administración para la debida coordinación con sus proveedores.

Al terminar el día, tanto vendedores, almacenero, y cajero realizan un cuadre de sus operaciones el cual es entregado a administración para la realización de sus informes.

Este sistema de trabajo por lo general trae consigo problemas en el día a día, debido a que no se mantiene un adecuado control de los inventarios, generando así la venta de productos que se han terminado, lo cual ocasiona un proceso engorroso de devolución de dinero, anulación de venta y esto además ocasiona incomodidad para el cliente.

Además, como las sucursales no se encuentran comunicadas no se pueda saber si hay o no un determinado producto en alguna de los otros locales.

 

k.    Análisis FODA

Fortalezas:

·         Se cuenta con optimizador de cortes en placas detalla( cantidad de placas a utilizar, desperdicios o sobrantes y medidas cubicadas al milímetro)

·         Cuenta con una cartera de clientes compras por volumen.

·         Contar con una gama de marcas y colores en lo que concierne a Tableros Aglomerados (Tableros Melaminicos, Tableros de Fibra de madera, Tableros Estructurales, etc.)

·         El dictado de charlas técnicas gratuitas para los clientes y público en general que pueden convertirse en nuestros clientes potenciales.

·         El servicio de venta personalizada.

·         Precios que se manejan con descuentos que dejan competir en el mercado en la guerra de precios.

·         Servicio de Movilidad a domicilio.

·         Ubicación estratégico punto de ventas (lugar céntrico) de una sucursal de ventas de accesorios y capta clientes para la venta de placas en el establecimiento principal.

·         Estar posicionados en el mercado (8 años)

Debilidades:

·         No maneja un sistema de ventas computarizado que minimiza el tiempo de atención y detalla:(stock, precios, marca y dimensiones)

·         No contar con publicidad por los medios de comunicación escrita, prensa o web ya que nos falta dar a conocernos en la totalidad de mercado.  

·         Falta de incremento en la disponibilidad de monto para compras que conlleva a tener quiebres en stock para la atención al cliente.

·         Falta de mantenimiento en la presentación de fachada e interiores del local.

·         No Se cuenta con una sala de diseño.

·         Falta de personal en el área ventas como producción (Ayudante para los maquinistas- practicantes de Senati. Un supervisor(trabajador pereine) para la organización y distribución de trabajo controlando tiempos y movimientos)

·         No cuenta con el personal suficiente para el área de ventas y en el almacén.

·         No contar con personal con el incentivado (contratos para que gocen de los beneficios sociales) Y Por ende se pueda tener una relación más estrecha para que el personal se identifique con la empresa.

·         El no mantener a la Empresa con una formalidad en el mercado, ya que falta ( Zona de Trabajo)

·         Falta de implementos de seguridad para el personal de producción.

·         Sala de ventas debe tener una adecuada estructuración para la exhibición de productos.

·         No se cuenta con la instalación de Post, para el cobro con tarjetas de crédito y debito.

Oportunidades:

·         Incrementar nuestra de tecnología en las diferentes áreas para poder mantenernos en el mercado.

·         Implementar un sistema de control adecuado para evitar errores en el sistema de trabajo

·         Debido al crecimiento del mercado podremos obtener la amplitud en el segmento que estamos enfocados y por ende el aumento de rentabilidad, incrementar nuestros volúmenes de compra para poder trabajar con márgenes adecuados para competir en la guerra de precios.

·         Por la cantidad de medios de comunicación que existe hoy en el mercado podemos valernos de ellos para darnos a conocer con nuestros productos y bondades de ellos.

Amenazas:

·         El grado impulso de nuestra competencia a través de precios, publicidad y ofertas.

·         La variedad de marcas, precios y calidades que ofrece la competencia.

·         Las líneas de crédito que ofrece la competencia a sus clientes.

·         El valor agregado que le dan a su venta de productos en lo que concierne al servicio de despacho a domicilio.

·         Vendedores Externos que visitan a clientes potenciales.

l.      Problema

TABLENORTE SAC, presenta como principal problema el no contar con un sistema de ventas, así también el no tener bien definido el proceso de abastecimiento lo cual ocasiona una falta de control en la entrada y salida de materia prima y/o insumos, así mismo, dicha información es llevada en cuadernos lo cual trae como consecuencia que no se tenga un buen flujo de información generando retrasos en los procesos.

Hay que tener claro que la empresa se encuentra en pleno crecimiento y por lo tanto es imposible llevar control de muchas operaciones de esta manera.

Otro problema que presenta la empresa, es que no cuenta con medios que generen publicidad con la cual pueda hacerse conocida en el mercado.

Es por eso, que con la finalidad de automatizar las tareas, mejorar la exactitud, confiabilidad, eficiencia, calidad en la información y mantenerse como la empresa líder en la comercialización de tableros de melanina en la ciudad de Chiclayo, dicha empresa ha mostrado interés por sistemas de información que le ayuden a prevenir y/o mejorar los problemas que se pueden presentar con respecto a materiales, capacidad de producción y procesos de cadena con los proveedores y clientes; y por otro lado temas de publicidad.

m.   Conclusión estratégica desde el punto de vista de TI

Vinculación al Plan estratégico de la empresa

Tablenorte necesita establecer una formalización en cuanto a sus procesos, por lo que de acuerdo al problema observado es necesaria la implementación tanto de un software ERP fácil de usar y completo. Esto será importante para el crecimiento de la empresa y de esta forma mantener un control de sus actividades.

También es recomendable el uso de una intranet para una mejor comunicación entre sus trabajadores de un mismo local, como entre las sucursales, y además entre su equipo y colaboradores.

Además, el diseño de una portal web es necesario para así poder generar publicidad y hacerse más conocido en el mercado.

Estrategia de Software ERP

Debido a que la empresa no mantiene una formalización en sus procesos internos y sobre todo presenta problemas de inventarios ya que dicho procesos de realiza manualmente, es recomendable la instalación de un software que sea fácil de utilizar.

Este software deberá ayudar  a que la empresa pueda ejercer un control de todas sus actividades y debido a que se encuentra en pleno desarrollo, pueda aumentar el giro de su negocio.

La empresa no está dispuesta a adquirir un software a medida por tema de costos, es por eso que de busca la implementación de software que no tenga un precio elevado y que además sea de fácil uso para que así el personal pueda aprender el manejo rápidamente.

Una vez implementado el software será necesario, la capacitación del personal involucrado en el uso de este sistema. Dicha capacitación se realizará a través del encargado de tecnología en la misma instalación de la empresa, en un horario que no perjudique el horario de trabajo de la persona.

El presupuesto establecido por la empresa para este software es de máximo 400 soles, y no designa mas debido a que a pesar de contar con los medios para un software de mayor costo, no desea cambiar totalmente su forma tradicional de operar.

Estrategia de Intranet

Con una intranet lo que se desea es mejorar la comunicación entre el equipo de trabajo y designar tareas más fácilmente en un mejor tiempo.

Sin embargo en este momento esto no es una prioridad para la empresa, debido a que sus sucursales son pequeñas y no cuenta con mucho personal.

Por lo tanto más adelante se le ofrece una opción de intranet que pudiera ser implementada en un futuro

Estrategia Web

Lo que se busca con el desarrollo de una web, es hacer que la empresa fidelize sus clientes y se haga más conocido en el mercado como así también hacer frente a su competencia.

2. OPCIONES DE SOFTWARE ERP

ERP es un sistema de gestión de información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar con mayor facilidad su negocio

La implementación del sistema requerirá de cambios en la cultura, en la organización, en los procesos y en la forma de tomar decisiones; es decir, se necesitará realizar una reingeniería de la empresa y buena planeación del sistema para que sea más fácil su adaptación.

Después de un tiempo de implantado el sistema se realizará una evaluación para conocer la eficiencia de los procesos y las mejoras.

Los beneficios que se obtendrán serán:

• Mejor comunicación entre departamentos
• Disminución de gastos de la empresa
• Rapidez en la toma de decisiones ya que asegura confiabilidad y seguridad.
• Brinda un panorama real y actualizado de la empresa con información totalmente actualizada
• Información de calidad y con procesos integrados
• Obtención de información en el momento requerido, ahorrando tiempo y reducción de errores en pedidos, producción.
• Mejora de la eficiencia, los niveles de productividad y el servicio de atención al cliente.
• Control de stock, registro de productos así como también sus cantidades.
• Mantener un registro de clientes y proveedores

El personal involucrado va a ser todos aquellos que necesiten de dicha información, pero principalmente los vendedores, contador, cajero y almacenero.

1.    Software Gestión POS TPV                                 

Este software es de la empresa Grandi Asociados y se encuentra en la siguiente dirección web: http://www.grandiyasociados.com

El software Gestión POS TPV es ideal para pequeños comercios, con manejo de Ventas, Listas de precios y Caja. Este software incluye Facturación, Caja, Listas de Precios, IVA Ventas, Clientes, Productos, Proveedores.

Características Funcionales

• Facturación mediante panel gráfico de gestión.
• Personalización de la facturación.
• Manejo de Listas de precios.
• Control de descuentos, bonificaciones, recargos y cambios de precios al facturar.
• Manejo de clientes.
• Gestión de Artículos, agrupamientos y subagrupamientos.
• Diferentes formas de pago.

Características Operativas

• Disponible para monitores táctiles.
• Auto instalable.
• Puesta en marcha inmediata.
• Ayuda sensible al contexto en todas las opciones del programa.
• Multiusuario.
• Manejo de perfiles de usuario con asignación de permisos.
• Asignación de perfiles de acceso a las distintas opciones del menú por usuario y programa.
• Restricciones de acceso a los usuarios a determinada información a través de las consultas.
• Compatible con todas las impresoras y tickeadoras fiscales (EPSON, HASAR).
• Se adapta a la impresora que usted utiliza.
• Definición de impresoras por puesto de trabajo y/o comprobante.
• Enlace con Excel y exportación de datos a otros sistemas.

Requisitos

·         256 MB RAM

·         80 MB de espacio en disco duro

·         Monitor con resolución de 1024x768.

·         Windows 98/XP/2000/Vista.

·         Cualquier impresora para listados o fiscales existentes.

Precio del software para 2 licencias:        385 Dólares

Precio de la licencia adicional:                  77 Dólares

El demo de este software no se encuentra fácilmente, es necesario solicitarlo a través de un correo electrónico, y una vez instalado se ingresa el usuario y la clave.

El panel de inicio de operaciones, desde donde ingresamos al sistema con uno de los usuarios definidos. Desde este menú, ingresamos al panel de facturación, podemos realizar el cierre de caja y cambio de turno, ingresar a las opciones de configuración del sistema y administración de clientes y productos.

Panel de facturación: Permite la emisión rápida de facturas a través de un formulario con un panel gráfico de facturación. Este panel, puede operar con un monitor táctil. Permite el ingreso de códigos de productos, búsqueda de productos y consulta de precios. Para cerrar la venta, podemos seleccionar diferentes formas de pago y cliente para personalizar la facturación o utilizar los valores por defecto definidos en el sistema que permiten agilizar la tarea.

Personalizar facturación: El sistema nos permite definir valores por defecto para la facturación. Pero si en algún momento, necesitamos emitir una factura a un cliente en particular, o modificar la forma de pago, o el comprobante a utilizar, podemos personalizar la facturación, cambiando estos valores.

Agrupamiento de mercaderías: Esta opción permite crear distintas agrupaciones para los productos o artículos del sistema, las que permiten una mejor organización de los mismos.

Búsqueda de artículos por grupos: Permite la búsqueda de productos por agrupamiento, desde un panel gráfico, donde tenemos identificados los grupos y agrupamientos de productos. También permite la búsqueda por código y descripción del producto. Esta opción, esta disponible para trabajar con pantallas táctiles.

Manejo de clientes: Podrá registrar todos los datos de los clientes frecuentes. Definir el cliente standard, consumidor final para facturación rápida. Podrá configurar ciertos parámetros dentro de la ficha de cada cliente y generar el perfil de facturación por cliente. Por ejemplo, la condición de venta indicará a quien este emitiendo una factura, si puede realizar la venta en cuenta corriente.
En la misma ficha, podemos visualizar el estado de cuenta del cliente, verificar artículos vendidos y obtener informes de ventas al cliente.

2. Sistematic 8.0

Sistematic es un Software de Gestión de Negocios Comerciales y/o Servicios. Software Práctico, Exacto y Seguro que le permitirá tener un mejor control de su Empresa.
Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios e incluso de Producción. (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreterias, Farmacias, Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerias, Talleres, Fábricas etc). 

Características

• Multi-Usuario, Multi-Monetario y Multi-Almacén. 
• Incluye Diseñador de facturas programable por el mismo Usuario para emitir Factura Electrónica en formato de Hojas Sueltas,  Papel Continuo (perforado) y  Ticket/Voucher.
• Capacidad para modificar y personalizar cualquier reporte.
• Permite almacenar y visualizar la fotografía de cada uno de sus productos (formato JPG)
• Genera documentos (Cotizaciones, Presupuestos, etc.) en formato PDF y los Envía al Email de sus clientes.
• Genera archivos XLS Excel desde todos sus reportes.
• Permite interconectar sus locales vía Internet. 
• Es configurable para cualquier País Hispano. 
• Actualizaciones Gratuitas desde Internet.
• Muy Fácil de Instalar y Usar.
• Garantía, Soporte Técnico y Asesoría. 

Capacidades y beneficios

• Entorno Visual (Diseñado para las versiones más modernas de Windows)
• Ilustrativo, Simple, y Fácil de Instalar y Usar por cualquier Usuario.  
• Las búsquedas y Consultas son muy rápidas y precisas (búsqueda por criterios) 
• Configurable para cualquier país de habla hispana. 
• Maneja diferentes monedas,  porcentajes de impuesto y Tipos de Cambios. 
• Capacidad para múltiples usuarios (En Red), con accesos restringidos según  su área.
• Puede usar hasta 10 Almacenes en una sola pc, con ingresos, salidas y traslados. 
• Soporta hasta 1 millón de Productos y/o Registros en su Base de Datos.
• Incluye una Herramienta práctica para configurar formatos de Documentos.
• Seguridad de la Información (Copias de Seguridad y Respaldo de la DATA)
• Soporte Técnico y Garantía.

Módulos:

• Almacén : Codificación de Productos incluyendo código de la empresa,  código de barras y código de fabricante, Valorización al Costo Promedio y PEPS,  Ficha de kardex con los movimientos históricos;   Ingresos y Salidas Internas, Traslado entre Almacenes, Control de Número de Serie, Lotes y Fechas de Vencimiento), Mermas.  Ventana de Receta (con costos) para armar Productos Terminados a partir de Componentes o Insumos. Busquedas y Listados por Clase, Marca, Modelo y Serie. Control de Stock Mínimos para alertar sobre stocks muy bajos. Control de Stocks de hasta 10 almacenes.
• Compras y Abastecimientos  Órdenes de Compra, Registro de Facturas, Boletas y Guías de Remisión, Notas de Pedido.  Registro, Consulta y Listado de Proveedores. Cuentas por Pagar. Múltiples Reportes Estadísticos por rango de fechas. 
• Clientes : Registro Completo de Clientes considerando Límite de Crédito, Lista de Precios,  Cuentas por Cobrar (Lista de Facturas Pendientes, Registro de Pagos a Cuenta, Estado de Cuenta, Reporte de Clientes con Deuda, etc),  Historial (Registro)  de Trabajos realizados al cliente por trabajador, fecha y lugar.  
• Ventas: Registro de Facturas,  Boletas,  Guías de Remisión,  Cotizaciones (Esta pueden incluir logo) y guardarse en formatp PDF;  Notas de Crédito, Tickets (para usarse con impresoras ticketeras),  Pedidos (Reporte de Pedidos pendientes de entrega, entregados y parciales).  Los formatos de Facturas son completamente configurables sin requerir la intervención de un programador; se consideran descuentos por producto y descuentos al total; Puede aplicar impuestos variables y ISC (Impuesto selectivo al Consumo)      
• Caja : Apertura de Caja en Moneda Nacional y Dólares, Movimientos de Entrada y Salida de Dinero, Visualización de Saldos de Caja a la Fecha o de la fecha seleccionada, Hoja de Movimientos del Día en Pantalla o Impresa, Impresión de Reporte de Movimientos de Fecha a Fecha y Reporte de Ingreso Diario a Caja.
• Bancos: Registro de Múltiples Bancos y Cuentas Bancarias en 2 monedas diferentes, Movimientos de ingreso o retiro con descripcion del movimiento,  Impresión del Movimiento y Reporte Global de los Saldos en Todas las Cuentas.
• Gerencia-Administración  (Reportes Estadísticos de Ventas, Utilidades, Saldos y Valorización de Almacén, etc.

Requisitos:

·         256 MB RAM

·         80 MB de espacio en disco duro

·         Monitor con resolución de 1024x768.

• Compatible con Windows 95,98,2000. ME, XP, Vista, Windows 7. 

·         Cualquier impresora

Precio:     120 Dólares

Para ingresar a este software es necesario un usuario y clave previamente determinados. Este software ya tiene incorporado una base de datos.

Al haber ingresado uno puede decir las funciones que desea realizar por ejemplo:

Registrar un nuevo Producto

Antes de poder hacer uso de Sistematic, se requiere cargar (llenar)  la Base de Datos de Sistematic con la información codificada de los productos que su empresa distribuye (O servicios si se trata de una empresa que vende servicios). Esta información debe contener código y descripción del producto, clase, marca, modelo, serie, unidades, stock mínimo, precio, descuento y ubicación.

·         Crear un nuevo código de producto

Dentro de la opción productos es necesario hacer clic en el botón “Nuevo”, escribir cada uno de los datos que solicita la ficha y guardar haciendo clic en el botón guardar. Aparecerá la ficha de “Apertura de Inventario”.

·         Búsqueda de un nuevo producto

Se hace clic en el botón “Buscar”. Aparece la ventana de Búsqueda, Digite los primeros caracteres del producto a buscar (Notará que en la lista se  irán ubicando los nombres de los productos que coincidan con los caracteres digitados). Siga digitando hasta ubicar el producto buscado. Una ves que e producto ha sido ubicado se presiona EnTer.

Clientes

·         Forma de Registrar un Nuevo Cliente

1.      Haga clic en el botón “Nuevo”

2.      Rellene el nombre completo o Razón Social del Cliente

3.      Rellene el RUC o DNI de su cliente (Este Dato es Obligatorio Ingresarlo)

4.      Complete los datos referentes a Dirección, Teléfonos, Contacto y Productos.

5.      Clic en el botón Guardar.

·         Registro de Responsables (Vendedores)

Es conveniente también llevar un Registro del Personal que labora en la empresa. En el caso de que se realice una compra se podrá saber el nombre del responsable encargado de la compra. El personal en general se deberá registrar dentro del Modulo “Personal”. Cuando se realice una compra el nombre del responsable se seleccionara en el documento de compra respectivo.

·         Registrar una Venta

Se entiende como venta al retiro de mercadería del almacén como consecuencia de la venta de mercadería a un Cliente.

Compras

            Proveedores

3.    InterTPV - Software tienda y tpv  

Este software es de la empresa SoftPyme y será desarrollado en el siguiente punto.

III.   ELECCION DEL SOFTWARE ERP PARA LA EMPRESA

Se vio la necesidad de investigar tres alternativas de software ERP para la empresa y por lo tanto fue necesario probar el demo de cada uno de éstas para indagar en sus funciones y de esta forma poder llegar a la mejor decisión. Los demos fueron obtenidos de las páginas web de las empresas proveedoras.

Los criterios establecidos para la elección del software fueron principalmente el presupuesto con el que la empresa está dispuesto a invertir en este tipo de tecnología, el fácil manejo del software y además las principales funciones que se necesitan para un mejor desarrollo de la empresa.

El software elegido en esta oportunidad fue InterTPV de la empresa SoftPyme, el cual puede encontrarse en la siguiente página web: http://www.softpyme.net/software-tienda.php

InterTPV es un completo programa de Terminal de Punto de Venta, el cual fue creado para mejorar el proceso de facturación y gestión para comercios, el cual permite realizar fácilmente y al instante tickets, presupuestos, facturas, control de stocks, etc. Así también permite realizar una mejor gestión de compras como un seguimiento a clientes y proveedores. Sobre todo permite tener un mejor control de inventarios (stocks mínimos y máximos)

Es muy fácil de usar y sobre todo muy dinámico haciendo así que el usuario refleje su proceso tradicional a través de una computadora.

SoftPyme es una empresa española, dedicada la fabricación de este tipo de software para distintos rubros de empresas. Ofrece demos gratuitos para cada uno de sus software los cuales tiene una duración de 30 días.

Características del programa

• Gestión de ventas: tickets, facturas, albaranes, presupuestos, recibos, agrupación y paso entre documentos.
• Gestión de compras: pedidos, albaranes de compra y facturas de compra. Generación automática de pedidos en función de los artículos bajo mínimos.
• Opción de trabajar con diferentes tasas impositivas
• Sencillez y usabilidad: preparado para lector de código de barras, apertura automática del cajón, teclas de acceso rápidas, claridad.
• Control de almacén y stock, aviso de artículos bajo mínimos
• Cierre de caja diario, desglosado en efectivo, tarjeta, pendiente de pago
• Cobros mixtos efectivo-tarjeta
• Impresión de etiquetas propias, simples y dobles totalmente configurables para cada formato
• Múltiples dependientes, personalizando totalmente los módulos y la información a la que pueden acceder y modificar
• Preparado para trabajar en red desde varios puestos simultáneamente
• Impresión totalmente personalizable del ticket, inclusive con el logotipo de la empresa
• Múltiples informes y estadísticas
• Cierres parciales y totales. Arqueos
• Posibilidad de trabajar mediante pantalla normal o desde una pantalla táctil a elección.

Requisitos

·         256 MB RAM

·         120 MB de espacio en disco duro

·         Monitor con resolución de 1024x768.

·         Windows 98/XP/2000/Vista.

·         Cualquier impresora.

Ventajas

• Mejora de los procesos internos
• Gestión de compra y ventas mejora
• Mejor control de inventarios
• Registro de los clientes y proveedores de la empresa
• Control de arqueos de caja diarios
• Facilidad de información para áreas como Contabilidad

Precio del programa:                97.84  Dólares

El software es comprado desde la misma página web a través de un pago en efectivo, depósito en cuenta corriente o pago con tarjeta de crédito vía internet.

4. OPCION DE INTRANET - TEAMWOX

TeamWox está diseñado para la optimización de la gestión y la producción en una empresa y para facilitar el funcionamiento eficaz de la empresa. Además puede ser usado para organizar los procesos de gestión dentro de una empresa, hacerlos más transparentes, acelerar la toma de decisiones basándote en información completa y auténtica.

Además, toda la información que se almacena queda concentrada en un solo lugar y disponible para todos los miembros de la empresa. También este software permite limitar al usuario, el acceso a algunas funciones del intranet como también se permite especificar la dirección IP del lugar donde se va a acceder.

El sistema incluye los siguientes módulos:  

1.    Departamento de RRHH

Este módulo contiene toda la información sobre los empleados: datos personales, dirección, contactos (correo electrónico, números de teléfono) e información sobre la actividad del empleado en la empresa. Además información sobre contrato laboral, hojas de registro de horarios

Este módulo también refleja la estructura de la empresa.

2.    Tareas

Este módulo se utiliza para la asignación rápida de tareas a los empleados y el control de su cumplimiento, además facilita la solución de problemas de último minuto.

3.    Gestión de Documentos

Este módulo está diseñado para la construcción de una gestión eficiente de los documentos. Aquí se puede guardar todos los documentos en forma electrónica.

Por ejemplo un empleado crea un documento y lo asigna para firmar. El administrador hace algunas modificaciones y devuelve el documento al empleado para que lo mejore. Y este procedimiento se puede repetir hasta que el documento está listo y se ponga una "firma electrónica" en él.

4.    Correo Electrónico

Es probablemente la herramienta más popular para la comunicación con clientes y proveedores. TeamWox también contiene el módulo e-mail, pero está vinculado con todo el sistema y en el trabajo en grupo esta característica es muy útil.

En TeamWox puedes crear las cuentas y recibir los e-mails de varias direcciones al mismo tiempo. También puedes configurar los filtros que te ayudarán a ordenar automáticamente los mensajes de correo electrónico.

En TeamWox cada usuario del sistema tiene también un buzón de correo. Allí recibe mensajes de correo electrónico asignados a él o ella por otros empleados.

Toda la correspondencia con un cliente se guarda automáticamente en el módulo Organizaciones y Contactos.

5.    Organizaciones y Contactos

En este módulo se puede mantener una base de datos detallada de todos los clientes y proveedores: las direcciones, personas de contacto. Aquí también se puede almacenar todos los documentos, correos electrónicos y los debates relacionados con un cliente determinado. En TeamWox, la historia completa de la cooperación con un cliente está siempre disponible.

Todos los miembros de la empresa trabajarán con la misma base de datos.

6.    Tablón

El tablón en TeamWox es el lugar más conveniente para el control interno, a través del cual se puede entregar todas las noticias y política de la empresa para cada empleado de la empresa.

También es importante conocer gustos y preferencias de las personas que trabajan en la empresa. En este módulo se puede encontrar los ‘feedback’.

Se puede organizar conferencias o crear una sección separada y realizar en ella los debates sólo entre los que son necesarios para la solución de un problema.

7.    Buscar en el Sistema

En el sistema, la búsqueda de documentos recientes como antiguos se hace en todas las bases de datos. Usando TeamWox puedes encontrar rápidamente un documento necesario, el correo electrónico, tareas, cliente o el tema del Tablón.

8.    El sistema de Informes

Permite que los informes sean automáticos y estén bien coordinados, concentrándoles en un sistema.

En el Sistema de Informes de TeamWox encontrarás varios informes, incluso la asistencia de los empleados o su eficiencia en cooperación con los clientes.

9.    Asistente en Línea

TeamWox te ofrece un chat integrado que ofrece comunicación absolutamente segura a sus empleados, mientras que el administrador puede estar seguro/a de que toda la información confidencial permanezca dentro de la empresa, porque todos los mensajes son cifrados. Además, el Chat en TeamWox puede funcionar como un asistente en línea, permitiendo a su personal comunicarse con los clientes y las diferentes organizaciones. Todos los mensajes son identificados y la información se guarda automáticamente en la historia de su comunicación con el cliente. Así, podrá encontrar fácilmente la información necesaria siempre que lo necesites.

10.  Service Desk

Esta es una herramienta para la asignación, planificación y control de tareas. El trabajo aquí se divide en grupos de servicio que incluyen a los empleados responsables por determinados proyectos (o productos). Cada grupo puede contener diferentes categorías de la solicitud de acuerdo con su tipo, importancia, etc, así como productos diferentes elaborados en este grupo.

El objetivo principal de las Tareas es el intercambio rápido de datos dentro de una empresa, mientras que el Service Desk está dirigido a resolver los diversos problemas y cumplir las tareas importantes. 

Todos los datos de Service Desk se almacenan en el sistema, junto con su referencia a ciertas organizaciones. Con la integración de este tipo, los clientes pueden comunicarse efectivamente con su equipo de apoyo y seguir el estado de tramitación de su petición. Debido a estas posibilidades, Service Desk es una herramienta perfecta para el soporte técnico de cualquier empresa.

11.  Contabilidad

El sistema mantiene información sobre todas las operaciones financieras de una empresa. Un libro nuevo esta creado para cada proyecto y distribuye todas las operaciones financieras. En Contabilidad puedes obtener rápidamente información sobre los pagos con cualquiera de los contratistas.

Una de las características de este módulo es la llamada "periodicidad". Casi todas las empresas tienen que emitir facturas periódicamente - diario, semanal, trimestral o anualmente. En TeamWox todo lo que necesitas hacer es especificar la periodicidad en los detalles de factura, y cuando llega el momento, la factura se cambia automáticamente. En lugar de crear una nueva cuenta cada vez, haz una sola, crea la periodicidad y olvida del asunto.

Ventajas

·         Planifica, aplica y controla proyectos

·         Organiza el proceso de relación de problemas

·         Evita la pérdida de información

·         Trabajo eficiente con documentos y acceso de cualquier lugar del mundo

·         Formar una política consistente de la relación con clientes

·         Reducir gastos y mejorar la productividad.

·         Optimizar procesos de producción

·         Permite descubrir la duplicidad de tareas.

Precio.

*El precio del sistema ya incluye una suscripción de un año, con la que recibirá todas las actualizaciones del sistema y en cualquier momento puede contactarse con nuestro servicio de soporte técnico. La prolongación de la suscripción anual cuesta 20% del precio del producto, pero es opcional. Esto significa que usted puede elegir no comprar la suscripción adicional y continuar trabajando en el sistema sin ningún tipo de restricciones de tiempo o funcional. Sin embargo en este caso el sistema no se actualizará, y se le ofrece a Usted un soporte limitado vía nuestro foro oficial.

*Para familiarizarse con el sistema ya aplicado a su negocio, usted puede usar la versión gratuita de TeamWox para 10 usuarios. No tiene restricciones ni de tiempo ni funcionales, con excepción del número limitado de usuarios (un máximo de 10 cuentas). Todas las actualizaciones del sistema son también de forma gratuita, y se le serán entregadas a usted durante todo el período de uso del sistema.

Inicialmente la empresa podría optar por utilizar TeamWox gratuitamente para un máximo de 10 cuentas, ya que las sucursales que mantiene hasta el momento son pequeñas y no cuenta con cuenta con mucho personal, por lo que este máximo de cuentas sería necesario.

De crecer y expandirse más la empresa por otros lugares ya sea en el mismo Chiclayo o por otras zonas del Perú, sería conveniente que la empresa designará un presupuesto para esta inversión ya que sería necesario para un mejor manejo y control de la empresa.

Con el uso de esta intranet lo que se busca es integrar la información, agilizar el flujo de información, otorgando un alto grado de accesibilidad. Así también se puede compartir información con los usuarios asignados dentro de la intranet, dependiendo del rol que desempeñen, y se podrá bloquear archivos a los que no puedan accede.

Esta intranet permite también crear y gestionar todos los usuarios para la organización con distintos perfiles y así manejar temas en línea a través de chats, transmisión de documentos para ser descargados por los usuarios, envió de mensajes, programación de eventos a través de un calendario. También se pueden elegir distintos idiomas, manejar los temas de apariencia de la interfaz, realizar copias de seguridad de toda la intranet con todos los elementos correspondientes.

Beneficios que otorga TeamWox a la empresa

El uso de teamwox traería a la empresa beneficios como:

• Optimización de la comunicación y el flujo oportuno de información entre los empleados, los clientes, los asociados de negocio y los proveedores.
• Reducción de costos operativos, ahorrando tiempo y dinero.
• Incrementación de la creatividad y la innovación.
• Aumentar la eficiencia y productividad de la organización.
• Construcción de una cultura de colaboración.
• Posibilitar la comunicación con un número extenso de individuos y organizaciones a bajo costo.

Además, permitirá a la organización gastar menos tiempo en cosas que no agregan valor, como la búsqueda de información para resolver un problema.

La productividad se incrementará a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información sea más precisa.

Las Intranets abren un espacio en donde las fronteras son más pequeñas y el intercambio de información es estimulado. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la habilidad de tomar mejores y más rápidas decisiones. Al final, se termina logrando una mayor productividad.

V.    PORTAL WEB

Propuesta

Debido al cambio del entorno, al ingreso de nuevos competidores en el mercado  y siguiendo con el cumplimiento de los objetivos de la empresa hemos visto conveniente la creación de un portal web para de esta manera hacer que la empresa sea más conocida y para poder enfocarnos más en nuestros clientes, ofreciéndoles nuestros productos y servicios.

Este portal web será estructurado de manera sencilla y amigable para el fácil uso del cliente, por otro lado, el portal web mostrará información precisa con imágenes referentes al servicio que haga que sea más acogedor. Conteniendo los siguientes link: Inicio, Quienes somos, Ubicación, Productos, Servicios, Artículos y Contactos.

1.    Inicio: Se mostrará imágenes de la empresa con el logo y los vínculos de las diversas secciones.

2.    Quienes somos: En esta parte encontraremos todo lo referente a la descripción de la empresa; misión, visión, historia con la finalidad de que el cliente conozca un poco más allá de la empresa. Para una mayor facilidad del cliente se podrá visualizar los vínculos mencionados anteriormente.

3.    Ubicación: En este punto se mostrará la dirección de la empresa, así también un pequeño mapa o croquis que ayude al cliente a llegar a la empresa con mayor facilidad.

4.    Productos: En este vínculo mostraremos dos secciones, tanto los productos que ofrece como materia prima y como productos terminados incluyendo imágenes.

5.    Servicios: En esta parte se mostrará de manera resumida los principales servicios que la empresa brinda como un valor agregado y diferencial de su competencia.

6.    Artículos: Esta sección estará dividida en capacitaciones y noticias, lo cual será actualizado constantemente.

7.    Contactos: Se mostrará el teléfono de la empresa, nombre de la persona a contactar y su correo electrónico. Así como también habrá una sección para que el cliente pueda realizar alguna consulta, colocando nombre y apellido, e-mail y comentario.

Herramientas para diseño del portal web

Para diseñar el portal vamos a utilizar las siguientes herramientas:

§  Microsoft Office FrontPage 2003

§  CorelDRAR Graphics Suite X3

§  1 Cool Flash Banner Tool 1.0

§  Spesoft Audio Converter

§  Flash Slideshow Maker Profesional V4.90

§  Paint

§  Editor de Fotografías Lexmark

Para colgar el portal web hemos recurrido a www.Jimdo.com, servidor que nos brinda tres alternativas para la creación del mismo. Jimdo Free, Pro Business y Business. En este caso se usara Jimdo Free.

VI. ALTERNATIVAS DE EQUIPOS Y PRESUPUESTO

La empresa actualmente desea adquirir maquinas para almacén, caja y vendedores; para lo cual, sabiendo que la empresa cuenta con un almacenero, un cajero y 2 vendedores (quienes realizan un promedio de 50 transacciones diarias) en su oficina principal, serían necesarias 4 máquinas.

Cabe resaltar que la empresa desea realizar la inversión inicialmente en su oficina principal, y a medida que pase el tiempo continuará con las sucursales.

Además la empresa cuenta con impresora HP Impresora DESKJET 1000 Básica, las cuales se adaptarían a la computadora para la impresión de los documentos necesarios.

Alternativas de equipos

Además de la compra de equipos será necesaria la capacitación de los involucrados (vendedores, almacenero, cajero, contador). Esta capacitación podría realizarse en las instalaciones de la empresa por una persona que sepa del manejo del software.

VII.   CONCLUSIONES

·         La empresa Tablenorte Sac, es una empresa que se encuentra en crecimiento y por lo debe buscar la manera de agilizar sus procesos para aumentar su productividad. Esta empresa muestra un problema de inventarios ya que con la cantidad de productos que maneja, aun realiza el registro de sus operaciones manualmente en un cuaderno, al igual que las ventas que se llevan a cabo en el día a día.

·         Es necesario la implementación de un software Erp que ayude a mejor la productividad y a agilizar los diferentes procesos de la empresa; además de mantener un mejor control de sus operaciones. Así también se cree conveniente a futuro la implementación de una intranet ya que la empresa cuenta con sucursales las cuales al momento no son grandes pero con el tiempo se desarrollaran.

·         Hemos podido concluir así mismo, que la empresa está interesada en el cambio y en la modernización, sin embargo, no pretenden disponer de mucho presupuesto para esto ya que el gerente se retiene un poco al cambio.

·         El uso de la página web facilitará su problema de publicidad ya que actualmente es un medio muy utilizado y navegado, esto hará que se posicione bien y este a un nivel mayor de competitividad y preparado frente a los constantes cambios del entorno.

VIII.                 BIBLIOGRAFIA

• KENNETH C, Laudon. “Sistemas de Información Gerencial”. Mexico -  2008

• LABRIN CELI, Elena. “Guía para la implementación de Openbravo ERP”. Perú – 2009

• RALPH M, Stair. “Principios de Sistemas de Información”. México – 2000

• RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. “Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos”. México – 2002

IX.  LINKOGRAFIA

·         http://www.blogger.com/home?pli=1

·         www.jimdo.es

·         www.softpyme.net

·         http://www.grandiyasociados.com

·         www.sistematic.pe

·         www.teamwox.com